Musterplan auf Kalender übertragen

Übertragen Sie nun Ihren fertigen Musterplan auf das laufende Kalenderjahr.

Wählen Sie im Menü Bearbeiten –> Musterplan Übertragen. Die vorgeschlagenen Einstellungen passen in den meisten Fällen. Ändern Sie das Startdatum, falls Sie erst später mit Ihrer Planung beginnen oder Dienste für das angefangene Jahr nachtragen möchten.

Wechseln Sie zurück in den Kalendermodus. Probieren Sie die Kalenderfunktionen aus: klicken Sie im Kalender auf einzelne Tage, ändern Sie Jahr und Monat, blättern Sie wochenweise vor- und zurück, kehren Sie mit dem Heute Button in die aktuelle Woche zurück.

Mehrplatzsystem einrichten

Es hat sich bewährt, ratioplan gleich zu Beginn auf einem oder mehreren Rechnern zu installieren, die Ihrem gesamten Team zugänglich sind. Sie und Ihre Mitarbeiter können problemlos gleichzeitig an mehreren Rechnern mit Ihren Daten arbeiten. Dabei spielt es keine Rolle, wo sich Ihre Rechner befinden.

Wichtig: Sorgen Sie dafür, dass ratioplan von nun an Ihre bisherige Dienstplanung ersetzt. Anderenfalls werden die Vorteile des Programms für Ihren Betrieb erfahrungsgemäß nicht erlebbar sein.

Um ratioplan auf einem zweiten Rechner zu installieren und zu aktivieren, gehen Sie zunächst genauso vor, wie bei der ersten Installation: folgen Sie der Installationsanleitung (ab 2. Schritt, das Formular muss nicht ausgefüllt werden).

Die Aktivierung erfolgt mit demselben Code wie beim ersten Rechner. Diesmal erhalten sie allerdings die Meldung, dass der Rechner aus Sicherheitsgründen vorher freigeschaltet werden muss.

Gehen Sie an den Rechner, an dem ratioplan schon aktiviert ist. Wählen Sie im Menü Einstellungen –> Arbeitsplätze. Klicken Sie in der Liste der Arbeitsplätze auf den Namen des neuen Arbeitsplatzes. Klicken Sie den Button Freischalten.

Bestätigen Sie am neu einzurichtenden Rechner nochmals mit OK.

Probieren Sie das Mehrplatzsystem aus: buchen Sie irgendeinen Dienst an irgendeinem Tag und löschen Sie diesen anschließend wieder. Beobachten Sie an einem anderen Rechner, wie alle Aktionen in Sekundenschnelle synchronisiert werden.

Zugriffsberechtigungen einschränken

Mit den bisherigen Einstellungen startet ratioplan immer als Administrator (WICHTIG: Ändern Sie den Namen des Benutzers „Administrator“ nicht). Dieser Benutzer besitzt sämtliche Rechte und kann daher auf die gesamte Funktionalität des Programms zugreifen.

Dies ist praktisch bei der Einrichtung des Programms. Eine der großen Stärken der ratioplan Software besteht jedoch gerade darin, dass sie für eine gemeinsame Nutzung durch alle Mitarbeiter konzipiert ist, was die Geschäftsführung bzw. die Personalverantwortlichen erheblich entlastet.

Um diesen Vorteil nutzen zu können (und das sollten Sie unbedingt tun), zeigt Ihnen dieser Schritt nun, wie Sie wichtige Daten ganz einfach vor Fehleingaben schützen können:

Rufen Sie im Menü Einstellungen –> Arbeitsplätze auf.

Ändern Sie bei allen Arbeitsplätzen das Feld Benutzer bei Programmstart von Administrator in Mitarbeiter und bestätigen Sie jeweils mit Ändern.

Beenden Sie ratioplan und starten Sie erneut. Die Titelzeile zeigt, dass Sie nun als ‚Mitarbeiter‘ angemeldet sind.

Dem voreingestellten Benutzer Mitarbeiter sind folgende Funktionen verwehrt:

  • Musterpläne bearbeiten
  • Stammdaten (Mitarbeiter, Dienste, etc.) bearbeiten
  • Dienstbuchungen in der Vergangenheit ändern
  • Den Bedarfsplan bearbeiten
  • Dienste überbelegen (mehr Dienste buchen, als von der Geschäftsführung im geplanten Mitarbeiterbedarf vorgesehen)
  • Kopieroperationen
  • Benutzerverwaltung

Von nun an müssen Sie sich also immer zunächst als Administrator anmelden, wenn Sie eine dieser Funktionen benutzen möchten. Klicken Sie dazu auf Benutzer wechseln (ganz rechts oben).

Für Ihren Administrator können Sie zusätzlich ein Passwort einrichten: melden Sie sich als Administrator an, falls noch nicht geschehen. Rufen Sie im Menü Einstellungen –> Benutzerverwaltung –> Benutzer auf.

Wählen Sie aus der Benutzerliste den Administrator aus und tragen Sie ein Passwort inkl. Wiederholung ein. Bei Bedarf können Sie im Feld Auto Logout eine Zeitspanne auswählen, nach deren Ablauf bei Benutzerinaktivität der Administrator automatisch abgemeldet wird.
Bestätigen Sie die Änderung.

Wie geht es nun weiter?

ratioplan ist nun eingerichtet und kann Ihre bisherige Einsatzplanung ersetzen.

Für den täglichen Betrieb müssen Sie und Ihre Mitarbeiter nur noch wissen, wie man Dienste bucht, löscht und tauscht sowie Krankheitstage, Urlaubstage und Überstunden einträgt. Diese schnell und einfach zu erlernenden Funktionen werden in Bedienung I erklärt.

ratioplan kann noch viel mehr!

Erfahren Sie in Programmeinrichtung II wie Sie:

  • das Programm so einstellen, dass angezeigt wird, wann zu viel oder zu wenig Personal eingeteilt ist und wer einspringen kann
  • die Berechnung von Arbeitszeiten automatisieren
  • den Personaleinsatz für mehrere Standorte planen
  • eine Abwesenheitsplanung realisieren