Über diese Einführung

Ziel dieser Einführung ist es, Sie so schnell wie möglich und mit minimalem Aufwand in die Lage zu versetzen, ratioplan in Ihrem Betrieb einzusetzen.
Programmeinrichtung I erklärt die Einrichtung von ratioplan als reinen Dienstplaner. Programmeinrichtung II behandelt Bedarfsplanung, Zeitkonten und weitere wichtige Funktionen.

Branchenauswahl

Beim ersten Programmstart fragt ratioplan, zu welcher Branche Ihr Betrieb gehört. Wählen Sie Ihre Branche aus und bestätigen Sie mit OK.

Falls Ihre Branche in der Branchenauswahl nicht vertreten ist, wählen Sie Andere Branche. In diesem Fall müssen Sie im Menü Stammdaten –> Aufgaben geeignete Aufgaben definieren, bevor Sie fortfahren.
Kontaktieren Sie unseren Support, falls Sie Hilfe dabei benötigen.

Standort konfigurieren

Öffnen Sie den Standortedialog im Menü Stammdaten –> Standorte.

Ein Standort mit dem Namen ‚Zentrale‘ ist bereits angelegt.
Klicken Sie in das Name Textfeld und ersetzen Sie ‚Zentrale‘ durch den Namen des Standorts, den Sie als erstes einrichten möchten. Wählen Sie danach das Bundesland aus, in dem sich Ihr Standort befindet, und stellen Sie das Sichtbare Zeitfenster ein.

Die Angabe das Bundeslandes benötigt ratioplan, um die gesetzlichen Feiertage korrekt anzuzeigen und zu berechnen.
Der Parameter Sichtbares Zeitfenster bestimmt den von ratioplan grafisch angezeigten Zeitraum im Dienstplan und muss nicht unbedingt den Öffnungszeiten Ihres Betriebes entsprechen. Eine übersichtliche Darstellung bekommen Sie beispielsweise, wenn Sie das sichtbare Zeitfenster eine halbe Stunde vor Ihrer frühesten Öffnungszeit beginnen und eine halbe Stunde nach Ihrer spätesten Schließzeit enden lassen.

Klicken Sie Ändern, um die Änderungen am Standort in die Datenbank zu übernehmen.

Hinweis:
Das Anlegen und Verwalten weiterer Standorte erläutert Programmeinrichtung II

Mitarbeiter anlegen

Öffnen Sie den Mitarbeiterdialog durch Klick auf das Mitarbeitersymbol in der Werkzeugleiste (alternativ: Funktion Stammdaten –> Mitarbeiter im Menü)

Füllen Sie die Felder Vorname und Name aus. Klicken Sie danach den + Button rechts neben dem Feld Fähigkeiten. Wählen Sie aus den angezeigten Fähigkeiten eine Fähigkeit aus, die der Mitarbeiter beherrscht.

Wiederholen Sie den Vorgang, bis das Textfeld alle Fähigkeiten aufzählt, die der Mitarbeiter beherrscht.

Speziell für Apotheken
Weisen Sie Approbierten die Fähigkeiten Handverkauf und Anwesenheitspflicht, PTAs die Fähigkeit Handverkauf und PKAs die Fähigkeit Backoffice zu. Damit Vertretungen später erfolgreich organisiert werden können, sollten zudem alle Personen die den Wareneingang beherrschen die Fähigkeit Backoffice erhalten.

Wählen Sie eine passende Berufsgruppe für den Mitarbeiter aus.
Klicken Sie Speichern, um den neuen Mitarbeiter in die Datenbank zu übernehmen.

Klicken Sie links unterhalb der Mitarbeiterliste den grünen Neu Button, um weitere Mitarbeiter hinzuzufügen. Legen Sie alle Mitarbeiter an, die an diesem Standort regelmäßig oder gelegentlich arbeiten.

Hinweis: die Felder im Bereich Zeitkonten müssen jetzt noch nicht ausgefüllt werden, denn das Anlegen von Zeitkonten wird später in Programmeinrichtung II erklärt

Bildschirmaufteilung

Der Navigationsbereich steuert, welchen Zeitausschnitt der Arbeitsbereich darstellt. Es kann ein Datum oder eine Woche eines Musterplans eingestellt werden.

Der Arbeitsbereich enthält grafische oder textbasierte Darstellungen des gewählten Zeitausschnittes, z.B. einen Wochendienstplan oder eine Jahresübersicht. Je nach Ansicht können auch Elemente zur Bearbeitung im Buchungsbereich ausgewäht werden.

Im Buchungsbereich werden Elemente, die zuvor im Arbeitsbereich ausgewählt wurden, bearbeitet. Dies umfasst beispielsweise das Buchen von Diensten, das Löschen von Dienstbuchungen und das Eintragen von Überstunden und Urlaub.

Musterplan

Mit Hilfe eines Musterplans legen Sie für Ihren Standort eine Standardeinsatzplanung fest, die als Vorlage für die tatsächliche Einsatzplanung dient. Ein Musterplan kann aus einer oder mehreren Wochen bestehen und enthält die Dienstplanung für alle Mitarbeiter am Standort.

Mit Hilfe der Schaltleiste am linken Bilschirmrand innerhalb des Navigationsbereichs wechseln Sie zwischen Kalender- und Musterplanmodus (alternativ können Sie im Menü die Funktionen Ansicht –> Kalender und Ansicht –> Musterplan benutzen). Die beiden Modi unterscheiden sich optisch durch die Hintergrundfarbe des Arbeitsbereichs (Kalender: hellblau, Musterplan: hellgrün) und das Aussehen des Navigationsbereichs.

Im Kalendermodus stellt der Dienstplan eine Kalenderwoche dar, im Musterplanmodus dagegen eine Woche des jeweiligen Musterplans. Deshalb sind die Wochentage im Musterplanmodus auch nur mit dem Namen des Wochentags überschrieben, während die Überschrift im Kalendermodus zusätzlich den Tag des Monats enthält.

Wechseln Sie nun in den Musterplanmodus. Wie Sie sehen, ist bereits ein Musterplan namens ‚Einsatzplan‘ für Sie angelegt, der eine Woche enthält.

Dienst buchen

Im Arbeitsbereich stellt ratioplan den Dienstplan einer Woche, in diesem Fall der bisher einzigen Woche Ihres Musterplans, dar. Die linke Spalte führt alle Mitarbeiter auf, die Spalte Zeitkonto die gebuchten Wochenarbeitszeiten.

Klicken Sie in eines der hellgrünen Tabellenfelder: das ausgewählte Tabellenfeld wird hervorgehoben. Im Buchungsbereich finden Sie den Namen des Musterplans, die Wochennummer, den Wochentag sowie den Namen des ausgewählten Mitarbeiters.

Klicken Sie unterhalb der Tabelle im Buchungsbereich den grünen Belegen Button: ein Popupmenü erscheint.

Wählen Sie – neuer Dienst – : der Dialog Dienst neu anlegen & buchen wird geöffnet.

Geben Sie die Arbeitszeit (von – bis) für den ersten Dienst ein, den der Mitarbeiter an diesem Tag für gewöhnlich leistet (z.B. 8:00-12:30) und wählen Sie eine Aufgabe. Es können ausschließlich zuvor vergebene Fähigkeiten des Mitarbeiters als Aufgaben ausgewählt werden. Sollte keine passende Aufgabe auswählbar sein, so müssen Sie nochmals den Mitarbeiterdialog aufrufen und dem Mitarbeiter die entsprechende Fähigkeit verleihen.

Mit Hilfe des Pause Feldes lässt sich eine Pause definieren, die von der Arbeitszeit abgezogen wird (z.B. Mittagspause). Definieren Sie jedoch keine Pausen, die sich einplanen lassen. Bevorzugen Sie das Buchen zweier Dienste (z.B. einen Vor- und einen Nachmittagsdienst anstatt eines Ganztagesdienstes mit Mittagspause). Das Pause Feld ist für Mitarbeiter gedacht, die ihre Pause spontan zu unterschiedlichen Uhrzeiten nehmen.

Zuletzt braucht Ihr Dienst noch einen Namen. Falls Ihnen gerade kein passender Name einfällt, können Sie ratioplan einen Namen generieren lassen und zu einem späteren Zeitpunkt einen besseren Namen vergeben.

Klicken Sie nun den Speichern Button: es wird ein neuer Dienst angelegt und für den Mitarbeiter an diesem Tag gebucht. Es erscheint ein farbiger Balken im Dienstplan sowie ein neuer Eintrag im Buchungsbereich.

Wochenplan erstellen

Buchen Sie nun für Ihre Mitarbeiter alle Dienste, die diese in einer gewöhnlichen Woche leisten. Um schneller voranzukommen können Sie dazu auch die Kopierfunktionen Kopiere Zelle, Kopiere Tag und Einfügen aus dem Bearbeiten-Menü einsetzen.

Speziell für Apotheken
Für Approbierte ist die Aufgabe HV Apotheker vorgesehen. Um Dienste mit dieser Aufgabe buchen zu können, müssen Approbierte die Fähigkeiten Handverkauf UND Anwesenheitspflicht besitzen (sogenannte Kombiaufgabe).
Die Aufgabe Anwesenheitspflicht dagegen kommt später bei der Bedarfsplanung zur Anwendung und sollte an dieser Stelle noch nicht eingesetzt werden.

Wichtig zu wissen ist dabei, dass der Dienst neu anlegen & buchen Dialog, den Sie im letzten Schritt verwendet haben, zwei Funktionen hat:

  • es wird eine wiederverwendbare Vorlage für Zeitraum und Aufgabe erstellt, die in ratioplan Dienst genannt wird
  • der Dienst wird für den gewählten Mitarbeiter und Tag gebucht. Der farbige Balken im Dienstplan stellt eine Dienstbuchung dar. Zu jeder Dienstbuchung existiert ein Eintrag im Buchungsbereich.

Das Belegen Popupmenu enthält außer dem Eintrag – neuer Dienst – auch alle von Ihnen bereits angelegten Dienste, die für den ausgewählten Mitarbeiter und Tag buchbar sind. Falls also bereits ein passender Dienst existiert, buchen Sie diesen einfach direkt. Rufen Sie den Dienst neu anlegen & buchen Dialog immer nur dann auf, wenn noch kein passender Dienst definiert wurde.

Hinweis: Finden Sie einen Dienst, den sie für einen Mitarbeiter buchen wollen, im Belegen Popupmenü nicht, dann prüfen Sie, ob der Mitarbeiter die Fähigkeit besitzt, die Aufgabe zu übernehmen (sehen Sie im Dienstedialog nach, welche Aufgabe Sie dem Dienst zugeordnet haben und prüfen Sie dann im Mitarbeiterdialog, ob diese Aufgabe bei den Fähigkeiten des Mitarbeiters aufgelistet ist).

Dienste optimieren

Ein Dienst ist ein Zeitraum, in dem eine bestimmte Aufgabe erledigt werden soll. Jeder Mitarbeiter, der die Fähigkeit besitzt, diese Aufgabe zu erledigen, kann den Dienst buchen.

Wählen Sie im Menü Stammdaten –> Dienste, um den Dienstedialog zu öffnen. Es werden alle Dienste aufgelistet, die Sie bisher angelegt haben.

Nun können Sie diese noch ein wenig optimieren: Betrachten Sie die Namen Ihrer Dienste und entscheiden Sie, ob diese kurz und eindeutig genug sind (trifft auf automatisch generierte Namen nicht zu). Ändern Sie alle Namen, auf die dies nicht zutrifft.
Beispiele für gute Dienstnamen: ‚HV Spätschicht‘, ‚Wareneingang Kurz‘, ‚Bote Abends‘.

Falls ein Dienst nicht an jedem Wochentag buchbar sein muss, entfernen Sie die Häkchen an den entsprechenden Wochentagen. Dies führt zu einer Verringerung der Auswahl an Diensten an diesen Wochentagen und vereinfacht somit Buchungen im Dienstplan. Optional können Sie noch einen Beschreibungstext hinzufügen.

Alternierende Dienste

In manchen Betrieben arbeiten Mitarbeiter abwechselnd in jeder zweiten oder dritten Woche zu anderen Arbeitszeiten. Falls dies bei Ihnen nicht zutrifft, können Sie diesen Abschnitt überspringen.

Legen Sie eine zweite Woche innerhalb ihres Musterplans an (grüner Neu Button im Navigationsbereich).

Es wird eine neue, identische Woche im Musterplan angelegt, die zunächst dieselben Dienstbuchungen enthält wie die erste Woche. Mit Hilfe der Pfeil-Buttons wechseln Sie zwischen den beiden Wochen hin- und her.

Nehmen Sie anschließend die notwendigen Änderungen am Dienstplan der zweiten Woche vor.

Wiederholen Sie den Vorgang, falls Sie mehr als zwei Wochen benötigen.

Um herauszufinden, welche Woche ihres Plans später auf welche Kalenderwochen übertragen wird, müssen Sie zurück in den Kalendermodus wechseln. Die letzte Spalte ‚PW‘ (Planwoche) des Kalenders enthält zu jeder Kalenderwoche die Wochennummer im Standardmusterplan des Standorts.