Über- und Unterbelegungen

Sobald die Bedarfsplanung aktiviert wurde, zeigt ratioplan Über- und Unterbelegungen im Dienstplan an. Rote Balken bedeuten Unterbelegungen, also Zeiträume, in denen für eine bestimmte Aufgabe weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen als im Bedarfsplan vorgesehen. Unterbelegungen werden bei allen Mitarbeitern angezeigt, die aufgrund ihrer Fähigkeiten berechtigt wären, die Aufgabe zu übernehmen.

Kleine Dreiecke über den Balken der gebuchten Dienste bedeuten Überbelegungen, also Zeiträume, in denen mehr Mitarbeiter eingeteilt sind als mindestens benötigt werden. Dienstbalken sind an solchen Stellen transparenter dargestellt.

Benötigen Sie genauere Informationen über Ihre Fehlbelegungen, dann können Sie im Bedarfsplan nachsehen. Auch hier werden Unterbelegungen als rote Umrisse und Überbelegungen transparenter dargestellt. Im Unterschied zum Dienstplan ist im Bedarfsplan ersichtlich, wie viel Personal zu welcher Zeit für welche Aufgaben fehlt oder überbelegt ist.

Arbeitszeit und Resturlaub

Eine wöchentliche Übersicht der Zeitkontostände aller Mitarbeiter finden Sie in der Spalte Zeitkonto des Dienstplans. Diese liefert zwei Informationen: vor dem Gleichheitszeichen die Entwicklung des Zeitkontos in der jeweiligen Woche (=Summe der Tagessalden), nach dem Gleichheitszeichen den aktuellen Stand des Zeitkontos am Ende der Woche.

Tagesaktuelle Informationen zu Arbeitszeit und Resturlaub werden im Buchungsbereich für einen ausgewählten Tag und Mitarbeiter dargestellt:

sollSollarbeitszeit an diesem Wochentag gemäß den Zeitkonto-Einstellungen in den Stammdaten des Mitarbeiters in Stunden
istGebuchte Arbeitszeit in Stunden
saldoDifferenz aus soll und ist (ist minus soll)
ZKAktueller Zeitkontostand des Mitarbeiters in Stunden
(Stand: Ende des Tages)
RUNoch zustehender Resturlaub im laufenden Jahr
(Stand: Ende des Tages) in Tagen oder, falls das Urlaubkonto in Stunden geführt wird, in Stunden:Minuten

Mit Standorten effektiv arbeiten

In der Werkzeugleiste (direkt unter der Menüleiste) finden Sie rechts neben den Symbolen eine Auswahlbox mit dem Namen des aktuellen Standorts. Klicken Sie in die Box, um einfach zwischen den Standorten hin- und herzuwechseln.

Arbeitet ein Mitarbeiter an einem anderen als dem aktuellen Standort, dann wird er am aktuellen Standort als abwesend (grauer, transparenter Balken) gekennzeichnet. Im Buchungsbereich wird außerdem angezeigt, an welchem Standort der Mitarbeiter arbeitet.

Dienstplan, Urlaubsplan und Statistik enthalten zwei Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit mehreren Standorten erleichtern:

  • mit Hilfe der Bildlauftasten kann man durch die Standorte „blättern“
  • umschalten auf Alle Mitarbeiter: klicken Sie in der Titelzeile der Tabelle ganz links auf Mitarbeiter. Dies bewirkt, dass alle Mitarbeiter aller Filialen in die Tabelle aufgenommen werden.

Besonders nützlich sind diese Funktionen zum Beispiel, wenn filialübergreifend nach Mitarbeitern gesucht wird, die einen bestimmten Dienst übernehmen sollen.

Statistik

Über den Karteireiter Statistik gelangen Sie zur Jahresendstatistik. Für laufende Jahre stellt die Statistik eine vorläufige Schätzung dar, deren Aussagekraft stark zunimmt, sobald der Jahresurlaub vollständig eingetragen ist.

Erklärung der Tabellenspalten:

Zeitkonto StundenDer Zeitkontostand zum 31.12. des aktuellen Jahres
Resturlaub TageUngenutzter Urlaubsanspruch zum 31.12. des aktuellen Jahres
Übertrag StundenÜberstunden, die im folgende Jahr dem Zeitkonto zum Jahresanfang gutgeschrieben werden
(Zeitkontostand + evtl. umgewandelter Resturlaub)
Übertrag UrlaubstageUngenutzer Urlaubsanspruch, der dem Urlaubskonto im folgenden Jahr gutgeschrieben wird
(0 falls Resturlaub in Überstunden umgewandelt wird)
Tage krankSumme der Krankheitage im Gesamtjahr. Wird ausschließlich Benutzern mit entsprechender Berechtigung angezeigt

Ausscheiden von Mitarbeitern

Dienstbuchungen aus Musterplan löschen

Löschen Sie zunächst sämtliche Dienstbuchungen des Mitarbeiters aus dem Musterplanohne jedoch den Musterplan danach zu übertragen. Dadurch wird Ihr Einsatzplan nicht durcheinander gebracht und bisherige beizubehaltende Buchungen werden nicht überschrieben.

Dienstbuchungen aus Einsatzplan löschen

Löschen Sie danach aus dem Einsatzplan manuell sämtliche zukünftige Dienstbuchungen des Mitarbeiters ab seinem Austrittsdatum. Falls es viele Buchungen sind, können diese auch mit Hilfe einer Musterplan-Übertragung gelöscht werden. ACHTUNG! Dabei nur diesen Mitarbeiter auswählen und ab dem Ausscheidedatum den Musterplan übertragen. Fehltage müssen dagegen in jedem Fall manuell gelöscht werden.

Weiteres Arbeitsverhältnis für ausscheidenden Mitarbeiter erstellen

Erstellen Sie beim ausscheidenden Mitarbeiter ein weiteres Arbeitsverhältnis, in dem Sie ab Stichtag des Ausscheidens einen Urlaubsanspruch von 0 Werktagen sowie 0 zu leistenden Wochenstunden hinterlegen. Hierfür gehen Sie über „Stammdaten“->„Mitarbeiter“ -> „Arbeitsverhältnis“ (bis 03.2019: „Zeitkonten“) in die Maske und klicken das grüne „Hinzufügen“-Symbol an. Bestätigen Sie anschließend mit „Speichern“.

Standorte des Mitarbeiters deaktivieren

Aktivieren Sie nun sämtliche Standorte, die Sie dem Mitarbeiter zugeordnet haben. („Stammdaten -> „Mitarbeiter“ -> „Basisdaten“). Markieren Sie hierfür jeden Standort einzeln und deaktivieren diese mit dem Minus-Symbol.
Jetzt wir der Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt, ab dem keine Dienste mehr für ihn gebucht sind, auch nicht mehr im Einsatzplan angezeigt.

Löschen Sie den Mitarbeiter erst nach 2 Jahren

Löschen Sie den Mitarbeiter vorerst nicht, sondern erst nach Ablauf von 2 Jahren (über „Stammdaten“ -> „Mitarbeiter“). Dadurch ist gewährleistet, dass Ihre Jahresstatistik in ratioplan nach wie vor korrekt gezogen werden kann. Wenn Sie einen Mitarbeitenden direkt löschen, sind im Nachhinein keine Korrekturen wie die oben aufgeführten mehr möglich.

Gut zu wissen: Deaktivierte Mitarbeiter wirken sich nicht mehr auf die Paketgröße aus.