Sobald die Bedarfsplanung aktiviert wurde, zeigt ratioplan Über- und Unterbelegungen im Dienstplan an. Rote Balken bedeuten Unterbelegungen, also Zeiträume, in denen für eine bestimmte Aufgabe weniger Mitarbeiter zur Verfügung stehen als im Bedarfsplan vorgesehen. Unterbelegungen werden bei allen Mitarbeitern angezeigt, die aufgrund ihrer Fähigkeiten berechtigt wären, die Aufgabe zu übernehmen.
Kleine Dreiecke über den Balken der gebuchten Dienste bedeuten Überbelegungen, also Zeiträume, in denen mehr Mitarbeiter eingeteilt sind als mindestens benötigt werden. Dienstbalken sind an solchen Stellen transparenter dargestellt.
Benötigen Sie genauere Informationen über Ihre Fehlbelegungen, dann können Sie im Bedarfsplan nachsehen. Auch hier werden Unterbelegungen als rote Umrisse und Überbelegungen transparenter dargestellt. Im Unterschied zum Dienstplan ist im Bedarfsplan ersichtlich, wie viel Personal zu welcher Zeit für welche Aufgaben fehlt oder überbelegt ist.
Eine wöchentliche Übersicht der Zeitkontostände aller Mitarbeiter finden Sie in der Spalte Zeitkonto des Dienstplans. Diese liefert zwei Informationen: vor dem Gleichheitszeichen die Entwicklung des Zeitkontos in der jeweiligen Woche (=Summe der Tagessalden), nach dem Gleichheitszeichen den aktuellen Stand des Zeitkontos am Ende der Woche.
Tagesaktuelle Informationen zu Arbeitszeit und Resturlaub werden im Buchungsbereich für einen ausgewählten Tag und Mitarbeiter dargestellt:
soll
Sollarbeitszeit an diesem Wochentag gemäß den Zeitkonto-Einstellungen in den Stammdaten des Mitarbeiters in Stunden
ist
Gebuchte Arbeitszeit in Stunden
saldo
Differenz aus soll und ist (ist minus soll)
ZK
Aktueller Zeitkontostand des Mitarbeiters in Stunden (Stand: Ende des Tages)
RU
Noch zustehender Resturlaub im laufenden Jahr (Stand: Ende des Tages) in Tagen oder, falls das Urlaubkonto in Stunden geführt wird, in Stunden:Minuten
In der Werkzeugleiste (direkt unter der Menüleiste) finden Sie rechts neben den Symbolen eine Auswahlbox mit dem Namen des aktuellen Standorts. Klicken Sie in die Box, um einfach zwischen den Standorten hin- und herzuwechseln.
Arbeitet ein Mitarbeiter an einem anderen als dem aktuellen Standort, dann wird er am aktuellen Standort als abwesend (grauer, transparenter Balken) gekennzeichnet. Im Buchungsbereich wird außerdem angezeigt, an welchem Standort der Mitarbeiter arbeitet.
Dienstplan, Urlaubsplan und Statistik enthalten zwei Funktionen, die Ihnen die Arbeit mit mehreren Standorten erleichtern:
mit Hilfe der Bildlauftasten kann man durch die Standorte „blättern“
umschalten auf Alle Mitarbeiter: klicken Sie in der Titelzeile der Tabelle ganz links auf Mitarbeiter. Dies bewirkt, dass alle Mitarbeiter aller Filialen in die Tabelle aufgenommen werden.
Besonders nützlich sind diese Funktionen zum Beispiel, wenn filialübergreifend nach Mitarbeitern gesucht wird, die einen bestimmten Dienst übernehmen sollen.
Über den Karteireiter Statistik gelangen Sie zur Jahresendstatistik. Für laufende Jahre stellt die Statistik eine vorläufige Schätzung dar, deren Aussagekraft stark zunimmt, sobald der Jahresurlaub vollständig eingetragen ist.
Erklärung der Tabellenspalten:
Zeitkonto Stunden
Der Zeitkontostand zum 31.12. des aktuellen Jahres
Resturlaub Tage
Ungenutzter Urlaubsanspruch zum 31.12. des aktuellen Jahres
Übertrag Stunden
Überstunden, die im folgende Jahr dem Zeitkonto zum Jahresanfang gutgeschrieben werden (Zeitkontostand + evtl. umgewandelter Resturlaub)
Übertrag Urlaubstage
Ungenutzer Urlaubsanspruch, der dem Urlaubskonto im folgenden Jahr gutgeschrieben wird (0 falls Resturlaub in Überstunden umgewandelt wird)
Tage krank
Summe der Krankheitage im Gesamtjahr. Wird ausschließlich Benutzern mit entsprechender Berechtigung angezeigt
Löschen Sie zunächst sämtliche Dienstbuchungen des Mitarbeiters aus dem Musterplan, ohne jedoch den Musterplan danach zu übertragen. Dadurch wird Ihr Einsatzplan nicht durcheinander gebracht und bisherige beizubehaltende Buchungen werden nicht überschrieben.
Dienstbuchungen aus Einsatzplan löschen
Löschen Sie danach aus dem Einsatzplan manuellsämtliche zukünftige Dienstbuchungen des Mitarbeiters ab seinem Austrittsdatum. Falls es viele Buchungen sind, können diese auch mit Hilfe einer Musterplan-Übertragung gelöscht werden. ACHTUNG! Dabei nur diesen Mitarbeiter auswählen und ab dem Ausscheidedatum den Musterplan übertragen. Fehltage müssen dagegen in jedem Fall manuell gelöscht werden.
Weiteres Arbeitsverhältnis für ausscheidenden Mitarbeiter erstellen
Erstellen Sie beim ausscheidenden Mitarbeiter ein weiteres Arbeitsverhältnis, in dem Sie ab Stichtag des Ausscheidens einen Urlaubsanspruch von 0 Werktagen sowie 0 zu leistenden Wochenstunden hinterlegen. Hierfür gehen Sie über „Stammdaten“->„Mitarbeiter“ -> „Arbeitsverhältnis“ (bis 03.2019: „Zeitkonten“) in die Maske und klicken das grüne „Hinzufügen“-Symbol an. Bestätigen Sie anschließend mit „Speichern“.
Standorte des Mitarbeiters deaktivieren
Aktivieren Sie nun sämtliche Standorte, die Sie dem Mitarbeiter zugeordnet haben. („Stammdaten -> „Mitarbeiter“ -> „Basisdaten“). Markieren Sie hierfür jeden Standort einzeln und deaktivieren diese mit dem Minus-Symbol. Jetzt wir der Mitarbeiter ab dem Zeitpunkt, ab dem keine Dienste mehr für ihn gebucht sind, auch nicht mehr im Einsatzplan angezeigt.
Löschen Sie den Mitarbeiter erst nach 2 Jahren
Löschen Sie den Mitarbeiter vorerst nicht, sondern erst nach Ablauf von 2 Jahren (über „Stammdaten“ -> „Mitarbeiter“). Dadurch ist gewährleistet, dass Ihre Jahresstatistik in ratioplan nach wie vor korrekt gezogen werden kann. Wenn Sie einen Mitarbeitenden direkt löschen, sind im Nachhinein keine Korrekturen wie die oben aufgeführten mehr möglich.
Gut zu wissen: Deaktivierte Mitarbeiter wirken sich nicht mehr auf die Paketgröße aus.
