Programmstart

Starten Sie ratioplan durch Doppelklick auf das ratioplan Desktopsymbol.

Da ratioplan beim Programmstart zunächst Daten vom Server laden muss, benötigt das Programm ein paar Sekunden Zeit.

Wir empfehlen daher, tagsüber das ratioplan Fenster nach Benutzung nicht zu schließen, sondern lediglich zu minimieren, sobald Sie auf ein anderes Programm zugreifen wollen. Bei Bedarf holen Sie ratioplan durch einen Klick in die Windows Taskleiste wieder hervor.

Navigation im Kalender

Der linke obere Teil des Bildschirm heißt Navigationsbereich. Normalerweise wird hier der Kalender dargestellt (falls nicht: klicken Sie am linken Bilschirmrand den Schalter mit dem Kalendersymbol). Dieser dient sowohl der Information als auch der Navigation.

Klicken Sie auf einzelne Tage im Kalender: wie Sie sehen beeinflusst Ihre Auswahl auch den unteren Teil des Bildschirms, den sogenannten Arbeitsbereich. Die im Arbeitsbereich dargestellten Informationen beziehen sich also immer auf den im Kalender ausgewählten Zeitraum. Beispielsweise wird im Dienstplan (s. nächster Abschnitt) immer diejenige Kalenderwoche dargestellt, in welche der im Kalender ausgewählte Tag fällt.

Probieren Sie nun alle Kalenderbuttons aus: Sie können wochenweise vor- und zurückblättern, Monat und Jahr wechseln und mit dem Heute Button in die aktuelle Woche zurückkehren.

Dienst buchen

Im Arbeitsbereich können Sie zwischen den Ansichten DienstplanBedarfsplanUrlaubsplanJahresübersicht und Jahresendstatistik wählen. Wechseln Sie in die Ansicht Dienstplan, falls eine anderer Ansicht ausgewählt ist.

Die linke Spalte des Dienstplans führt alle Mitarbeiter in Berufsgruppen geordnet auf. Klicken Sie in eines der hellblauen Tabellenfelder, um dieses auszuwählen. Oberhalb der Liste im Buchungsbereich steht jetzt das Datum und der ausgewählte Mitarbeiter. Klicken Sie unterhalb der Liste im Buchungsbereich den grünen Belegen Button. Ein Popupmenü erscheint. Wählen Sie den gewünschten Dienst aus.

Hinweis: Fehlt ein Dienst, den sie buchen wollen, im Belegen Popupmenü oder lässt sich das Menü nicht öffnen, dann kann das folgende Gründe haben:

  • der Tag liegt in der Vergangenheit (nur bestimmte Benutzer haben die erforderliche Berechtigung)
  • der Dienst kann nur an bestimmten Wochentagen gebucht werden
  • der Mitarbeiter hat nicht die erforderlichen Fähigkeiten für diese Aufgabe
  • die Bedarfsplanung ist aktiviert (s. Programmeinrichtung II) und es gibt keinen Bedarf für diese Aufgabe

Dienst löschen

Klicken Sie in ein Tabellenfeld des Dienstplans, um einen Mitarbeiter und einen Tag auszuwählen. Im Buchungsbereich werden nun alle Dienste angezeigt, welche der Mitarbeiter an diesem Tag gebucht hat.

Wählen Sie den zu löschenden Dienst aus und klicken Sie rechts unterhalb der Liste den roten Entfernen Button.

Urlaub und Krankheit

Im Buchungsbereich finden Sie eine Auswahlbox, die den Einsatzstatus eines Mitarbeiters repräsentiert. Sie enthält normalerweise den Wert einsatzbereit. Klicken Sie in die Auswahlbox und wählen Sie anschließend Erholungsurlaub oder krankgeschrieben, um den Mitarbeiter als krank oder im Urlaub zu kennzeichnen. Die Einstellung gilt jeweils für den ganzen Tag.

Das Tabellenfeld wir nun grau hinterlegt und der Abwesenheitsgrund in Form eines oder mehrerer Buchstaben angezeigt. Die ursprünglich belegten Dienste bleiben sichtbar, werden aber nicht mehr für die Berechnung des Zeitkontos sowie der Über- und Unterbelegungen berücksichtigt.

Sie können somit sofort sehen, wie sich beispielsweise der Ausfall eines Kollegen auswirkt, also wo Arbeitskraft fehlt und wer einspringen kann. Andererseits lässt sich die Aktion leicht rückgängig machen.

Überstunden eintragen

In jedem Betrieb sind manchmal kleine Änderungen an den Dienstzeiten notwendig, z.B. wenn ein Mitarbeiter früher gehen darf, länger bleiben muss oder später kommt. Solche kleinen Änderungen können im voraus bekannt sein oder müssen hinterher im Dienstplan geändert werden.

Selbstverständlich müssen Sie nicht jedes Mal einen neuen Dienst in den Stammdaten definieren. Denn dafür gibt es in ratioplan eine ganz einfache Möglichkeit:

Klicken Sie im Dienstplan auf ein Feld mit einer Buchung. Doppelklicken Sie dann im Buchungsbereich (rechts oben) direkt in das Tabellenfeld, welches den Zeitraum der Buchung enthält. Es erscheint ein blinkender Cursor. Sie können den Zeitraum, der allein für die gewählte Buchung an diesem Tag gilt, nun direkt verändern. Löschen Sie die Ziffern, die sie ersetzen möchten, immer zuerst mit der Del oder Entf Taste. Bestätigen Sie jede Änderung abschließend mit der Enter Taste.

Auf die gleiche Weise lässt sich auch die Pause (in Minuten) anpassen.

Hinweis: das Ändern von Dienstzeiten in der Vergangenheit setzt eine entsprechende Berechtigung des Benutzers voraus

Der Urlaubsplan

In den Urlaubsplan gelangen Sie durch einen Klick in den Karteikartenreiter Urlaubsplan.

Der Urlaubsplan stellt Fehlzeiten in einer Jahresübersicht dar. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit, größere Urlaubsabschnitte komfortabler als im Dienstplan zu buchen.

Für die Navigation im Urlaubsplan stehen drei Möglichkeiten zur Verfügung:

  • benutzen Sie den Scrollbalken
  • benutzen Sie die Navigationsfunktionen des Kalenders
  • klicken Sie mit der rechten Maustaste in eine Tabellenzelle, halten Sie die Maustaste gedrückt und ziehen Sie die Maus nach links oder rechts

Um Fehlzeiten zu buchen müssen Sie diese zunächst markieren. Klicken Sie dazu mit der linken Maustaste einzelne Tage an oder markieren Sie einen größeren Bereich durch Bewegen der Maus nach links oder rechts bei gedrückter linker Maustaste. Nochmaliges Auswählen markierter Tage entfernt die Markierung wieder.

Hinweis: vergangene Tage lassen sich nicht markieren, falls der verwendete Benutzer nicht die erforderlichen Rechte innehat

Im Buchungsbereich wird angezeigt, wie viele Tage aktuell markiert sind. Sobald Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, wählen Sie den Typ des Fehltags (z.B. Erholungsurlaub) und klicken Sie Auswahl Buchen.
An allen markierten Tagen wird nun für den betreffenden Mitarbeiter ein Fehltag gebucht oder, im Falle des Typs einsatzbereit, entfernt.

Abkürzungen auf Dienstbalken

Fehltage

UErholungsurlaub
(U)Urlaubswunsch
Ffreigestellt
Kkrank / krankgeschrieben
KKKind krank
kkKind krank unbezahlt
BUBildungsurlaub

Zur besseren Übersicht

Dienstbuchung enthält eine unbezahlte Pause
VVertretung: Dienst an diesem Wochentag für diesen Mitarbeiter nicht im Musterplan gebucht
ZZeitraum: Dienst im Musterplan nicht gebucht, Zeitraum wurde verändert
PPause: Dienst im Musterplan gebucht, Pause wurde verändert

Warnung

Die eingestellte Stunden-Obergrenze in den Mitarbeiter Basisdaten, z.B. für Minijobber, wird in diesem Monat überschritten

Dienstliste drucken

Dienstlisten sind Übersichtslisten aller Dienste eines Mitarbeiters für einen Monat und dienen als Merkhilfe für zu Hause.

Um eine Dienstliste auszudrucken, wählen Sie im Menü Datei –> Drucken –> Dienstliste Drucken. Danach können Mitarbeiter und Monat ausgewählt werden. Das Jahr ist immer das im Kalender eingestellte Jahr. Sind mehrere Drucker angeschlossen, muss vor dem Druckvorgang der gewünschte Drucker ausgewählt werden.

Im Druckmenü sind weitere Listen verfügbar, mit denen sich Wochendienstpläne ausdrucken lassen. Ein besseres Ergebnis erhalten Sie meist, indem Sie im Menü Ihres Druckertreibers das Querformat einstellen.

Hinweis: Wochendienstpläne zum Aushängen können als Übergangslösung für die ersten Wochen hilfreich sein. Langfristig sollte jedoch unbedingt dazu übergegangen werden, ratioplan auf einem oder mehreren Rechnern für alle Mitarbeiter zugänglich zu machen und auf ausgedruckte Listen zu verzichten

Datensicherung/Datenrücksicherung

Verwenden Sie diese Funktion nur im besonderen Ausnahmefall.

Ihre Daten werden einmal täglich bis einschließlich 30 Tage rückwirkend auf unserem Server gesichert. Die Sicherung erfolgt nachts. Eine Rücksicherung ist innerhalb der 30 Tage durch uns möglich. Durch das Rücksichern der Daten werden allerdings alle aktuellen Daten vollständig gelöscht und überschrieben. Bitte berücksichtigen Sie, dass die Rücksicherung nicht zu einem Stand einer bestimmten Uhrzeit erfolgen kann, sondern immer nur für den Stand in der Nacht.

Wenn Sie eine Datenrücksicherung benötigen, können Sie sich bei unserem Support melden. Bitte geben Sie an, zu welchem Datumsstand (nachts) Sie eine Datenwiederherstellung wünschen.