Über diese Einführung

Sobald Sie und Ihr Team sich an die Dienstplanung mit ratioplan gewöhnt haben, können Sie sich an die fortgeschrittenen Themen Zeitkonto und Bedarfsplanung wagen, welche in den folgenden Abschnitten erläutert werden.

Beachten Sie, dass Sie zur Einrichtung weiterer Funktionen mit einem Benutzer angemeldet sein müssen, der die entsprechenden Rechte besitzt.

Zeitkonto einrichten

Öffnen Sie den Mitarbeiterdialog im Menü Stammdaten –> Mitarbeiter und wählen Sie einen Mitarbeiter aus. Wechseln Sie in den Bereich Arbeitsverhältnis.

Tragen Sie in das Feld „Ab“ das Datum ein, ab dem ratioplan die Wochenarbeitszeit des Mitarbeiters als Sollarbeitszeit im Zeitkonto führen soll. Füllen Sie zunächst die Felder Wochenstunden und Urlaubstage aus. Urlaubstage sind immer in Werktagen (6 Werktage pro Woche) anzugeben. Eine etwaige Umrechnung in Arbeitstage oder Stunden erfolgt später automatisch. Auch wenn das Zeitkonto in einem laufenden Jahr beginnt, wird in das Feld Urlaubstage der Urlaubsanspruch für das gesamte Jahr eingetragen.

Bestätigen Sie mit Speichern.

Varianten der Arbeitszeitberechnung

Im Bereich Sollarbeitszeit ist die Methode Arbeitszeit gleichmäßig auf Wochentage verteilen, auch 6-Tage Pauschale genannt, voreingestellt. Diese Einstellung bewirkt, dass auf jeden der 6 Werktage ein Sechstel der Wochenarbeitszeit entfällt. Dieser Zeitbetrag wird dem Arbeitnehmer im Falle von Krankheit, Urlaub oder eines Feiertags im Zeitkonto gutgeschrieben.

Alternativ kann die Sollarbeitszeit für jeden Werktag einzeln angegeben werden. Entfernen Sie dazu das Häkchen im Feld Arbeitszeit gleichmäßig auf Wochentage verteilen und tragen Sie die Sollarbeitszeit an jedem Tag einzeln im Format Stunden:Minuten ein.

Folgende Tabelle liefert einen Überblick über die Vor- und Nachteile der beiden Methoden:

MethodeVorteileNachteile
PauschaleSehr einfache Methode, die bei Neuverteilung der Arbeitszeiten innerhalb des Teams nicht angepasst werden muss.
Arbeitnehmer müssen beim Urlaub nehmen nicht auf die korrekte Verteilung der Wochentage achten, da die zu leistende Arbeit pro Jahr immer gleich bleibt.
Für Arbeitnehmer wenig transparent:
Feiertage und einzelne Urlaubstage führen zu Differenzen im Zeitkonto, die sich auf lange Sicht zwar heraus mitteln, aber dennoch häufig zu Unverständnis und Rückfragen führen.
Sollarbeitszeit pro TagHäufig die korrektere, mit Tarifverträgen besser zu vereinbarende Methode.Arbeitnehmer mit unterschiedlichen täglichen Arbeitszeiten müssen beim Urlaub nehmen die Verteilung der Wochentage, z.B. gleich viele Montage wie Dienstage, beachten (Ausnahme: Urlaubsabrechnung in Stunden).

Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, mehrere Wochen mit unterschiedlichen Sollarbeitszeiten anzulegen. Hier kommt wieder der ratioplan Wochenzyklus zur Anwendung: haben Sie beispielsweise 2 Sollarbeitszeitwochen für ein Zeitkonto angelegt, so wird die zweite Woche (Woche 2 von 2) immer auf die Zykluswoche 2 des 2er-Wochenzyklus im Kalender angewandt.

Eine andere Möglichkeit, mit alternierenden Wochenarbeitszeiten umzugehen, besteht darin, die Tagesarbeitszeit an den betreffenden Tagen zu mitteln.
Beispiel: vereinbart man mit einem Arbeitnehmer, der jeden zweiten Samstag 4 Stunden arbeitet, einen Sollarbeitszeit von 2 Stunden, dann wird im Zeitkonto an gearbeiteten Samstagen 2 Überstunden und an den übrigen Samstagen 2 Minusstunden berechnet.

Varianten der Urlaubszeitberechnung

Urlaub kann wahlweise in Werktagen, Arbeitstagen oder Stunden abgerechnet werden.

Abrechnung in Werktagen:
Alle 6 Werktage werden als Arbeitstage behandelt. Urlaubstage und andere Fehltage werden mit der für den Wochentag hinterlegten Sollarbeitszeit im Zeitkonto gutgeschrieben. Für jeden gebuchten Urlaubstag wird vom Resturlaub ein Tag abgezogen.

Abrechnung in Arbeitstagen:
Arbeitstage sind alle Wochentage, für die eine Sollarbeitszeit eingetragen wurde. ratioplan lässt zwar zu, Urlaub an Nichtarbeitstagen einzutragen, ignoriert dies aber bei der Zeitberechnung. Der Urlaubsanspruch wird in Arbeitstage umgerechnet. Diese Abrechnungsmethode eignet sich besonders für Teilzeitkräfte mit gleicher oder annähernd gleicher Stundenzahl pro Arbeitstag.

Abrechnung in Stunden:
Der Urlaubsanspruch wird in Stunden umgerechnet, der Resturlaub im Dienstplan im Format Stunden:Minuten angezeigt. Für jeden gebuchten Urlaubstag wird vom Resturlaub die jeweilige Sollarbeitszeit abgezogen.
Diese Abrechnungsmethode eignet sich besonders für Arbeitnehmer mit unterschiedlicher Stundenzahl pro Arbeitstag. Sie ist anfangs gewöhnungsbedürftig, hat aber den großen Vorteil, dass beim Urlaub nehmen die Verteilung auf die Wochentage keine Rolle spielt.

Zeitkonto initialisieren

Bei der Ersteinrichtung der Arbeitszeitabrechnung mit ratioplan müssen Sie einmalig Startwerte für Zeit- und Urlaubskonto, also den aktuellen Überstunden- und Urlaubskontostand zum Stichtag der Zeitkontoeröffnung, eintragen.

Wechseln Sie dazu zurück in die Ansicht Basisdaten.

Mit Standardeinstellungen berechnet ratioplan außerhalb von Zeitkonten gebuchte Arbeitszeit als Überstunden. Sollten Sie also für den Mitarbeiter bereits Dienste an Tagen gebucht haben, die vor dem Stichtag liegen, wird dies zu einer fehlerhaften Berechnung führen. Aktivieren Sie in diesem Fall die Funktion gebuchte Arbeitszeit vor dem Stichtag ignorieren.

Die noch zu ergänzenden Parameter im Bereich Übertrag zum Stichtag… haben folgende Bedeutungen:

StundenkontoAnzahl der Überstunden, die der Mitarbeiter zum Stichtag angesammelt hat, im Format Stunden:Minuten
UrlaubskontoStand des Urlaubskontos zum Stichtag (in Tagen) bzw. die Anzahl der Urlaubstage, die dem Mitarbeiter ausbezahlt werden müssten, wenn er den Betrieb zum Stichtag verließe. cave: entspricht nicht dem aktuellen Resturlaub!

So bestimmen Sie den initialen Stand des Urlaubskontos:

FallVorgehensweise
Der Mitarbeiter wird zum Stichtag neu eingestelltSie brauchen nichts zu tun
(Urlaubskonto = 0, Stundenkonto = 0)
Der Stichtag ist der 1. JanuarTragen Sie einfach den Resturlaub
(= nicht genommenen Urlaub) aus dem vorangegangenen Jahr ein
Der Stichtag liegt innerhalb des Jahres. Urlaubsanspruch, Wochenarbeitszeit und Berechnungsweise sind gleich wie im vorangegangenen Jahr.Klicken Sie den Taschenrechner Button und benutzen Sie die eingebaute Rechenhilfe.
Außer dem Resturlaub muss ratioplan noch wissen, wie viele Urlaubstage der Mitarbeiter im laufenden Jahr vor dem Stichtag bereits genommen hat.
Der Stichtag liegt innerhalb des Jahres. Urlaubsanspruch, Wochenarbeitszeit oder Berechnungsweise hat sich geändert.In diesem eher seltenen Fall muss der Urlaubskontostand zum Stichtag manuell berechnet werden. Kontaktieren Sie den ratioplan Support, falls Sie Hilfe dabei benötigen.

Wichtig: Sobald Sie für alle Mitarbeiter Zeitkonten eingerichtet haben, sollte ratioplan Ihre bisherige Aufzeichnungsmethode für Arbeitszeiten ersetzen.
Erklären Sie Ihrem Team, dass während der Zeit, in der Sie ratioplan testen, allein die im Programm gespeicherten (geplanten oder bereits geleisteten) Arbeitszeiten gültig sind, während andere Aufzeichnungsmethoden allenfalls zur Kontrolle erlaubt sind.

Weitere Standorte einrichten

Wählen Sie im Menü Stammdaten –> Standorte, um den Standortedialog zu öffnen. Klicken Sie den grünen Neu Button, um weitere Standorte einzurichten.
Sobald Sie alle Standorte angelegt und konfiguriert haben, schließen Sie den Standortedialog.

In der Werkzeugleiste (direkt unter der Menüleiste) finden Sie rechts neben den Symbolen eine Auswahlbox mit dem Namen des zuerst eingerichteten Standorts. Klicken Sie in die Box, um einfach zwischen den Standorten hin- und herzuwechseln.

Wählen Sie im Menü Einstellungen –> Lokale Einstellungen. Ändern Sie den Startstandort und bestätigen Sie mit OK, um den beim Programmstart jeweils zuerst angezeigten Standort einzustellen (normalerweise der Standort, an dem sich der Arbeitsplatz befindet). Diese Einstellung gilt ausschließlich für den Arbeitsplatz, an dem Sie sich gerade befinden.

In den Stammdaten der Mitarbeiter können Sie im Bereich Anzeige alle Standorte angeben, in deren Dienstplänen der Mitarbeiter enthalten sein soll.
Das Zeitkonto dagegen bindet den Mitarbeiter an den Standort, an dem er angestellt ist. Diese Einstellung benötigt ratioplan beispielsweise, um zu bestimmen, welche Feiertagstabelle zu verwenden ist, falls sich die Standorte in verschiedenen Bundesländern befinden.

Arbeitet ein Mitarbeiter abwechselnd an mehreren Standorten, so wird er zu seinen Arbeitszeiten an einem Standort an den anderen Standorten als abwesend (graue, transparente Balken) gekennzeichnet. Somit ist auch ausgeschlossen, dass er versehentlich doppelt gebucht wird.

Die anderen Stammdaten verhalten sich zu den Standorten wie folgt:

  • Mitarbeiter, Aufgaben und Berufsgruppen werden zentral verwaltet
  • Zeitkonten sind jeweils an einen Standort gebunden
  • jeder Standort besitzt seine eigenen Dienste
  • jeder Standort besitzt seine eigenen Musterpläne (neue Musterpläne können im Menü Stammdaten –> Musterpläne angelegt werden)

Bedarfsplanung aktivieren

Mit Hilfe des Bedarfsplanes legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter mit welchen Fähigkeiten Sie wann mindestens benötigen. Bevor Sie einen Bedarfsplan erstellen, müssen Sie die Bedarfsplanung zuerst aktivieren:

Öffnen Sie Stammdaten –> Aufgaben. Für jede verwendete Aufgabe können Sie die Bedarfsplanung komplett oder eingeschränkt aktivieren. Sobald die Bedarfsplanung aktiviert wurde, überprüft ratioplan, ob zu wenige Mitarbeiter für die Aufgaben eingeplant sind, und zeigt dies im Dienstplan an. Bei kompletter Bedarfsplanung wird zusätzlich überprüft, ob mehr Mitarbeiter eingeplant sind als unbedingt notwendig (=Überbelegung). Dienste zu buchen, die Überbelegungen zur Folge hätten, ist mit dieser Einstellung ausschließlich Benutzern mit entsprechender Berechtigung gestattet.

Aktivieren Sie nun die Bedarfsplanung für alle Aufgaben, die eine Mindestbelegung an Personal erfordern. Die eingeschränkte Form ist immer dann angezeigt, wenn Überbelegungen keine Rolle spielen, z.B. bei reinen Anwesenheitspflichten, die zusätzlich zu anderen Aufgaben gebucht werden (s. Kombiaufgaben im Referenzhandbuch).

Speziell für Apotheken
Aktivieren Sie die komplette Bedarfsplanung für die Aufgaben Backoffice und Handverkauf. Aktivieren Sie die eingeschränkte Bedarfsplanung für die Aufgabe Anwesenheitspflicht.

Bedarfsplanung generieren

Wechseln Sie in den Musterplanmodus und wählen Sie aus Ihrem Standardplan diejenige Woche aus, die Ihren Mitarbeiterbedarf Ihrer Meinung nach am besten abdeckt. Klicken Sie im Menü Bearbeiten –> Generiere Bedarfsplan, bestätigen Sie die Sicherheitsfrage und warten Sie einige Sekunden: die kleinen Dreiecke über den farbigen Dienstbalken (=Überbelegungen) verschwinden, weil der Dienstplan nun exakt den Bedarf erfüllt.

Dienstplan vor dem Generieren des Bedarfsplans
Dienstplan nach dem Generieren des Bedarfsplans

Wechseln Sie im Arbeitsbereich in den Bedarfsplan und werfen Sie einen Blick auf den generierten Bedarfsplan:

In der linken Spalte sind, eingeteilt in Berufsgruppen, alle Aufgaben aufgeführt. Jedes Bauklötzchen im Bedarfsplan ist eine Stunde breit und einen Mitarbeiter hoch. Klicken Sie eine Tabellenzelle an, so können Sie im Buchungsbereich die einzelnen Bedarfsbuchungen betrachten, die aus den Dienstbuchungen im Dienstplan hervorgegangen sind.

Der auf diesem Wege erzeugte Bedarfsplan legt die Buchungen im Dienstplan als Mindestbelegung zugrunde. Es leuchtet ein, dass dieser Bedarfsplan keineswegs optimal sein kann: die Bedarfsplanung repräsentiert idealerweise ausschließlich den minimal notwendigen Personalbedarf, während die Belegung im Dienstplan darüber hinaus auf den Sollarbeitszeiten und Wünschen der Mitarbeiter beruht. Im nächsten Abschnitt wird erläutert, wie man den Bedarfsplan verbessert.

Hinweis: Änderungen im Bedarfsplan wirken sich niemals auf Dienstbuchungen im Dienstplan aus, sondern ausschließlich auf dessen Darstellung (Über- und Unterbelegungen).

Bedarfsplan optimieren

Ein guter Bedarfsplan ist die Voraussetzung, um Mitarbeiter optimal einzusetzen. Dazu sollte der Bedarfsplan das Minimum an Arbeitskräften abbilden, das für das Funktionieren des Betriebs unerlässlich ist. Das Beherzigen dieses Grundsatzes wird im Laufe der Zeit bewirken, dass sich Ihr Personaleinsatz von selbst optimiert!

Nun geht es darum, die Schwächen des provisorischen Bedarfsplanes zu identifizieren und zu beseitigen:
Überlegen Sie, zu welchen Zeiten Sie mehr oder weniger Mitarbeiter benötigen als bisher im Bedarfsplan vorgesehen, um das Funktionieren Ihres Betriebes gerade so zu gewährleisten. Dabei kann eine Kundenfrequenzanalyse (oder notfalls eine manuelle Auswertung aller Bons über einige Wochen) hilfreich sein, jedoch Ihre Erfahrung nicht ersetzen.

Speziell für Apotheken
Berücksichtigen Sie unbedingt, dass die Aufgabe Anwesenheitspflicht keine Arbeitsaufgabe, sondern lediglich die gesetzlich vorgeschriebene Approbierten-Pflichtanwesenheit darstellt. Normalerweise genügt deshalb, während der Öffnungszeiten im Bedarfsplan eine einzige Anwesenheitspflicht einzutragen. Die Anzahl Mitarbeiter (Approbierte + PTA) im HV wird dagegen allein durch die Aufgabe Handverkauf beschrieben. Für Interessierte: HV Apotheker ist eine Kombiaufgabe und besteht aus Anwesenheitspflicht + Handverkauf

Setzen Sie nun Ihre Überlegungen in die Tat um. Das Bearbeiten des Bedarfsplans erfolgt in gleicher Weise wie beim Dienstplan. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung:

  • Buchen eines Dienstes als Bedarf (praktisch, weil der Zeitraum des Dienstes übernommen wird und deshalb nicht eingegeben werden muss)
  • – ohne Dienst – buchen und anschließend per Doppelklick auf den Zeitraum der Buchung diesen manuell eingeben
  • Ändern der Anzahl an benötigten Mitarbeitern per Doppelklick auf die Anzahl innerhalb der Buchungszeile
  • Löschen einer Buchung

Experimentieren Sie ruhig ein wenig mit den Bearbeitungsfunktionen. Sollte Ihr Bedarfsplan zunächst misslingen, können Sie die Generierung jederzeit wiederholen. Es lohnt sich, hier etwas Zeit zu investieren!

Bedarfsplan anwenden

Sie haben einen zufriedenstellenden Bedarfsplan erstellt? Dann wird es Zeit, diesen auf den Kalender zu übertragen.

Wählen Sie im Menü Bearbeiten –> Musterplan Übertragen und klicken Sie Details Anzeigen. Stellen Sie unbedingt ‚Nur Bedarsplan‘ ein, damit Ihr Dienstplan im Kalender nicht überschrieben wird. Ändern Sie danach die beiden Datumsangaben und stellen Sie den gleichen Zeitraum ein, in den Sie Ihren Dienstplan übertragen haben. Starten Sie die Übertragung.

Ein Musterplan stellt also auch für den Bedarfsplan lediglich eine Kopiervorlage dar. Grundsätzlich können Sie den Mitarbeiterbedarf jedes Kalendertages nach Belieben anpassen. Dies versetzt Sie in die Lage, flexibel auf saisonale Schwankungen oder urlaubsbedingte Schließzeiten relevanter Frequenzbringer zu reagieren.
Existieren längere Zeiträume, während denen Sie gegenüber der Standardplanung mit einem veränderten Personalbedarf rechnen, kann es Sinn machen, weitere Musterpläne mit darauf zugeschnittenen Bedarfsplänen anzulegen.